Gestionar el flujo de caja en tiempos de disrupción

El impacto de COVID-19 en las cadenas de suministro globales continúa sintiéndose en el mundo posterior a la pandemia.

La pandemia y sus restricciones asociadas han afectado todos los aspectos de las cadenas de suministro globales, desde la detención de los procesos de fabricación hasta la escasez de personal de transporte y venta minorista para entregar y reabastecer los productos.

Y, según los expertos, no habrá una recuperación rápida, ya que se esperan retrasos en la cadena de suministro hasta bien entrado 2023.

Entonces, ¿cómo pueden las pymes administrar su flujo de caja para sortear la disrupción y tener éxito durante la incertidumbre futura?

Fallar en prepararse, prepararse para fallar

La clave para sobrevivir a la disrupción es estar preparado para cualquier cosa. Si bien nadie podría haber predicho la escala de la interrupción asociada con la pandemia de COVID-19, siempre habrá factores políticos, económicos y geográficos que perturben el comercio internacional.

Y aunque las empresas con un flujo de efectivo restringido corren mayor riesgo cuando se trata de interrupciones, ninguna empresa es inmune al impacto de los retrasos graves en la cadena de suministro.

Por lo tanto, es fundamental que una empresa tenga un plan de contingencia integral para sortear retrasos, cuellos de botella o proyectos incumplidos. Y ese plan debe ser una parte clave de los esfuerzos más amplios de recuperación ante desastres.

El plan puede incluir la revisión periódica del desempeño de los socios de la cadena de suministro y la identificación de sucesores potenciales, la revisión de contratos para comprender las obligaciones legales en circunstancias excepcionales e incluso la identificación de métodos alternativos para liberar el flujo de efectivo en caso de emergencia, como trabajar con proveedores de financiación de facturas.

Las empresas también deben revisar la tecnología que utilizan para compartir datos entre los agentes de la cadena de suministro, de modo que puedan minimizar las interrupciones en la primera oportunidad.

Finanzas flexibles

La elaboración de presupuestos y las previsiones no solo son útiles para establecer objetivos financieros, sino que también pueden ser métodos eficaces y fiables para comprender la situación financiera de una empresa en una crisis. Permiten a los responsables de la toma de decisiones actuar con rapidez para limitar las pérdidas.

La elaboración de presupuestos se centra en los ingresos esperados que las empresas pretenden lograr en una fecha determinada, mientras que la previsión estima los ingresos en función de datos históricos, lo que ayuda a las empresas a identificar el capital necesario para el crecimiento y aquellas áreas que pueden ser propensas a un déficit de efectivo.

Se recomienda a las empresas que adopten técnicas de presupuestación de base cero, según las cuales sus presupuestos comienzan desde cero cada año. Esto requiere que las partes interesadas justifiquen cada gasto y pueden resaltar los gastos no esenciales, además de permitir que las empresas prioricen los costos y servicios como parte de un plan de contingencia en diferentes escenarios modelados.

Desde este punto de partida, las empresas deben revisar periódicamente sus finanzas para asegurarse de que siempre tengan suficiente capital de trabajo. Y si alguna vez identifican que este capital está en riesgo, sabrán las medidas inmediatas necesarias para mejorar la situación.

Estas medidas pueden incluir la reducción de los tiempos del ciclo de operaciones (el tiempo entre la recepción del inventario, el envío de mercancías y la recepción del pago) o la solicitud de pagos de los clientes por adelantado. De manera similar, arrendar equipos o servicios, en lugar de comprarlos directamente, ayuda a distribuir grandes costos a lo largo del tiempo para evitar períodos de capital negativo.

Evite cuellos de botella

Los cuellos de botella ocurren cuando la demanda es demasiado grande para que la manejen los proveedores. Esto puede suceder en cualquier etapa de la cadena de suministro, por ejemplo, los fabricantes pueden carecer de la capacidad para satisfacer la demanda del producto o los proveedores de logística pueden no poder transportar mercancías.

Si bien los cuellos de botella pueden ocurrir en cualquier momento, el impacto puede ser mucho mayor en momentos de interrupción, como la reciente pandemia.

En algunas circunstancias, la demanda de bienes puede aumentar por encima de los niveles estacionales tradicionales al mismo tiempo que la producción y la oferta caen por debajo de las normas estacionales.

Por lo tanto, las empresas deben darse la mejor oportunidad de sobrevivir a los cuellos de botella, por graves que sean, al optimizar el proceso de la cadena de suministro. Esto significa adoptar tecnologías para automatizar tareas en las que a menudo se producen cuellos de botella manuales, como escanear productos dentro y fuera de los almacenes.

Esto también libera a los empleados para que trabajen en valiosas tareas de crecimiento en lugar del trabajo administrativo que consume mucho tiempo.

Gestión de capital

La capacidad de una empresa para gestionar la interrupción estará determinada en gran medida por sus cuentas por pagar y por cobrar. Estos determinarán si tiene el flujo de efectivo necesario para mantenerse a flote durante los períodos más lentos o menos rentables.

Se recomienda adoptar un enfoque proactivo para perseguir las cuentas por cobrar. Esto puede incluir el envío de facturas lo antes posible y la oferta de descuentos por pronto pago.

Sin embargo, incluso estos incentivos no pueden garantizar el pago anticipado.

Por lo tanto, muchas empresas se benefician del uso de los servicios de financiación de facturas mediante la venta de facturas en efectivo que, de lo contrario, estarían atadas en términos de pago diferido. Los proveedores de financiamiento de facturas pueden transferir fondos dentro de las 24 a 48 horas posteriores a una solicitud exitosa, lo que hace que las empresas vuelvan a ser verdes y les brindan el capital líquido necesario para sobrevivir y prosperar en períodos de interrupción.

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Acerca de los autores

Este artículo es obra del equipo de investigación de Stenn y forma parte de nuestra serie educativa.

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